Letter atau dalam bahasa Indonesia diartikan sebagai surat, sebelum kita masuk ke bagian-bagian surat sebaiknya kita harus mengetahui terlebih dahulu apa arti dari Surat ???
Surat merupakan selembar kertas yang biasa ditulis untuk ditujukan kepada orang yang bersangkutan, berisi informasi, pesan dan lain hal sebagainya.
Keterangan gambar bagian-bagian surat di atas :
1. Kepala Surat (Letter Head)
merupakan kepala surat yang terletak paling atas.
Kepala surat terdapat beberapa unsur yaitu :
a. Unsur Utama (The main elements)
Meliputi: nama perusahaan, alamat, nomor telepon.
b. Unsur Tambahan(Additional elements)
Meliputi: Logo atau simbol, bidang usaha.
Contoh :
PT. Computer System
Jalan Kh.Noer Ali No.52 Kotak Pos 10 Bekasi 43XX
Telepon (021)423XXX
Faksimile(021)456XXX BGNDC
2. Tanggal (Date)
Untuk memberi informasi kapan surat tersebut ditulis, nama bulan tidak boleh disingkat atau ditulis dengan angka. Yang terletak dikanan atas pada surat pembaca, dan tidak diberi tanda baca apapun pada akhir tanggal surat.
Contoh: 11 Juli 2000
Penulisan tanggal pada Inggris British:
Untuk penulisan tanggal dalam bahasa Inggris British juga dapat dituliskan dengan menambahkan akhiran bilangan bertingkat seperti 1st, 2nd,3rd, dst.
Contoh : 3rd of December, 2010
Penulisan tanggal Inggris Amerika
Hanya menuliskan angka untuk American: month-day-year, boleh ditulis bulannya degan huruf.
8/11/02 atau 8-11-02
8/11/02 berarti tanggal 8 November 2002 bahasa Inggris British,
dan bahasa Inggris Amerika bisa berarti tanggal 11 Agustus 2002.
3.Lampiran (Enclosure)
Bertujuan untuk memberi tahu berapa banyak lampiran yang dilampirkan. Penulisan lampiran diikuti tanda titik dua huruf awal kapital huruf selanjutnya kecil semua. Yang dilampirkan seperti kuitansi.Terletak pada posisi kiri bawah atas pada surat, kemudian dicantumkan jumlah lampiran, tidak diikuti tanda baca.
Contoh: Lampiran : Satu berkas
4.Hal (Subject)
Untuk mempermudah pembaca surat untuk mengetahui apa yang dibicarakan didalam surat, hal surat dituliskan dengan singkat. Terletak pada kiri atas surat setelah lampiran.
Contoh:Permohonan surat kerja
5. Alamat yang dituju (Inside Address)
Petunjuk langsung siapa yang menerima surat.
Cara penulisannya :
a.Terletak disebelah kanan surat pembaca.
b.Alamat surat tidak diawali dengan kata kepada.
c.Alamat yang dituju diawali dengan kata Yth.
d.Mencantumkan sapaan Ibu/Bapak.
e.Gelar akademik tidak digunakan seperti Drs.
f.Tidak boleh disingkat pada penulisan jalan, RT, RW, nomor.
Contoh :
Yth Dr.Subrata
Jalan Lele IV.N0.55
Bekasi
JAWA BARAT
6. References
Mengetahui siapa yang pengonsep dan pengetik surat, yang bertujuan jika ada kesalahan dapat dihubungi. Nama pengonsep disingkat huruf kapital, sedangkan nama pengetik disingkat huruf kecil.
Contoh:BS/rs(Pengonsep Bambang Subrata, pengetik Rahma Sari)
7.Salam pembuka (Salutation)
Tanda hormat penulis surat sebelum melakukan kirim mengirim surat pada orang yang bersangkutan.
Contoh: Dengan hormat (D kapital, h kecil)
jika sudah akrab atau mengetahui namanya gunakan:
Dear Ms atau Miss atau Mrs atau Mr .
Contoh: Dear Mr Ledi
Jika menggunakan nama lengkap, hilangkan kata Mr atau Miss.
Contoh: Dear Ledi Dianto
Jika tidak mengetahui nama orangnya:
Inggris British
Contoh :
- Dear Sir atau Dear Sirs = Penerima surat laki-laki.
- Dear Madam = Penerima surat perempuan.
- Dear Sir or Madam = Penerima surat jenis kelamin belum diketahui.
Pada Inggris British tidak diijinkan untuk menggunakan tanda baca apapun pada penulisan salam pembuka, terkecuali menggunakan tanda baca koma.
Contoh :
- Dear Mr Ledi
- Dear Mr Ledi,
Inggris Amerika
Contoh :
- Gentlemen = Penerima surat laki-laki
- Ladies = Penerima surat perempuan
- Ladies and Gentlemen = Penerima surat jenis kelamin belum diketahui.
- To whom it may concern = Jika penerimanya tidak diketahui jenis kelaminnya.
Pada Inggris Amerika, gunakan tanda baca "titik dua"
Contoh : - Dear Mr. Ledi:
8.Isi surat(Body Of Letter)
Terdapat isi surat yang ditulis. Yang memiliki paragraf pembuka surat, paragraf isi surat(inti surat yang diinformasikan pada pembaca), paragraf penutup(penegasan isi dari surat dapat mengandung harapan serta ucapan terima kasih).
Contoh paragraf pembuka surat: Bersama ini saya kirimkan contoh makalah yang Saudara minta.
Contoh paragraf penutup surat: Atas perhatian Bapak kami ucapkan terima kasih.
9.Salam Penutup(Complementary Close)
Ucapan rasa hormat penulis, huruf awal ditulis dengan kapital dikuti huruf selanjutnya kecil.
Contoh: Hormat kami
British English
Salam Penutupnya adalah "Yours faithfully" atau "Faithfully yours", “If you could”.
American English
Gunakan "Sincerely" atau "Sincerely yours", “Thank you”.
10. Tanda tangan surat(Signature)
Berisi tanda tangan penulis yang terletak pada sisi kanan bawah pembaca surat.
11.Tembusan(Carbon Copy Notation)
Untuk menginformasikan kepada pembaca, bahwa surat tersebut yang ditulis dikirimkan juga kepada pihak yang perlu ikut mengetahui isi surat yang ditulis. Terletak di bawah kiri bawah surat.
Contoh:Direktur keuangan
12.Postscript
Catatan tambahan. Terletak dibawah kiri bawah surat. Pada postscript tersebut merupakan pemberitahuan pembuat surat tersebut pada Postcript atau yang biasa disingkat P.S bertujuan agar mendapat perhatian dari penerima surat dari alamat surat yang dituju. Tetapi para pembuat untuk menghindari pada penulisan postscript di karenakan tidak dianjurkan.
II. Form and Style Of Business English Letter
a. Intended Style(format lekuk)
Baris pertama pada awal paragraf dimulai dengan beberapa spasi dari sebelah kiri. Jarak spasi biasanya 1 cm. Seperti terlihat pada form di atas nomor surat, lampiran, hal terletak pada sebelah kiri atas surat. Tanggal dan alamat yang dituju diatas kanan atas surat dengan spasi, tembusan inisial terletak dibawah kiri surat, salam penutup, tanda tangan nama penanda tangan, nama jabatan diberi spasi.
2. Full Block Style(Format lurus penuh)
isi surat menggunakan rata kiri dan spasi tunggal, kecuali untuk ruang ganda antara paragraf.
3. Block Style(Format lurus)
Nomor surat, lampiran, hal terletak sebelah kiri atas surat dengan rata kiri, salam penutup, tanda tangan, nama penanda tangan, nama jabatan terletak di bawah kanan surat dengan dengan rata kanan. Tembusan dan inisial terletak di bawah kiri bawah surat dengan rata kiri.
4. Semi Block Style ada dua yaitu:
~ Semi Block Style A(Format setengah lurus A)
Pada semi Semi block style A , penulisannya hampir sama, pada bagian ini nomor surat, lampiran, hal terletak pada kiri atas surat. Tanggal, yth terletak pada kanan atas surat, sedangkan salam pembuka terletak dikiri atas surat dengan dengan member spasi. Salam penutup, tanda tangan, nama penanda tangan, nama jabatan terletak pada kanan bawah surat, sedangkan tembusan dan inisial di bawah kiri surat.
~ Semi Block Style B(Format setengah lurus B)
Nomor surat, lampiran, hal dan yth terletak kiri atas surat, sedangkan salam pembuka dikiri atas surat dengan memberikan spasi. Salam penutup, tanda tangan, nama penanda tangan, nama jabatan terletak pada kanan bawah surat, sedangkan tembusan dan inisial terletak di bawah kiri surat.
5. Hanging Paragraf Style(Format paragraf menggantung)
Nomor surat, lampiran, alamat yang dituju dan salam pembuka menggunakan rata kiri tunggal atas surat, hal rata kanan diberi spasi, sedangkan isi surat setiap baris pembuka paragraph atau setiap pindah paragraph baru terletak rata kiri pada setiap awal paragraph. Salam penutup, tanda tangan, nama penanda tangan, nama jabatan rata kanan bawah surat, tembusan dan inisial rata kiri bawah surat.
Sumber: http://www.scribd.com
